Centros de Costos.

[Juan Carlos]

Centros de Costos.
Parametrización, Asignaciones, Informes, Usar las cuentas de Centro de Costos, Notas.

CENTROS DE COSTOS: Definición.- Se refiere a llevar un registro completo y detallado, pormenorizado de los Ingresos, Costos, Gastos y de la Rentabilidad Por "Local", "Almacén", "Punto de Venta", o "Departamentos Internos" dependiendo sea su caso.

1. Parametrización:
Para paremetrizar los centros de Costos, se debe entrar en primer lugar al PUC (Contabilidad - Transacciones - Plan de Cuentas) y seleccionar los códigos contables que se abrirán en centros de Costos. Por ejemplo el gasto del teléfono: "5.1.35.35" Inicialmente es una "cuenta de Movimiento", modificaremos esta cuenta, le colocaremos el punto (.) al final para volverla "cuenta de Control" y en TIPO seleccionamos la C de Centro de Costos.

Debe hacerse lo mismo por cada una de las cuentas que se requiera manejo de centros de costos. Por lo general suelen ser las cuentas de Ingreso Operativo, Costos Operativos y cuentas de Gasto. (para el caso de manejar Centros de Costos por "Local", "Almacén", "Punto de Venta")

Una vez seleccionadas y marcadas las cuentas para el manejo, ir a "Centro de Costos" (Contabilidad - Transacciones - Centro de Costos). Aquí se definen los centros de costos:
Cta.: En este campo se digita el código del Centro de Costos. Debe contener mínimo cinco dígitos alfanuméricos (se recomienda hacer referencia al Centro de Costo para rápida comprensión a la hora de pedir informes).
Nombre del Centro de Costo: Se digita el nombre que se quiera dar al centro.

Como ejemplo, supóngase que se quieren crear dos centros de costos correspondientes a dos almacenes que la empresa tiene, uno en el centro de la ciudad y otro en el norte. Su codificación y nombre podrían ser:
AL001 Almacén Centro
AL002 Almacén Norte.

Una vez que salga de este menú, la darle Terminar, va y busca todas las cuentas marcadas en el PUC como Centros de Costos, y les crea automáticamente las cuentas auxiliares.

2. Asignaciones:
El sistema permite elaborar asientos especiales en los que ciertos rubros o códigos contables tienen previamente definidos porcentajes de participación por Centro de Costo, llamados Tablas de Reparto en Centros de Costos. Pueden crearse tantas tablas como sea necesario. Para el efecto debe seguirse el siguiente procedimientos. (Para el caso de manejar Centros de Costos por "Departamentos Internos")

1.- Definición de Porcentajes:
1.1.- Estando en "Contabilidad", cambiar a período "00" (por los menús "Procesos" - "Cambio de Período").
1.2.- Elaborar asiento contable en "Contabilidad" de acuerdo a lo siguientes:
- Campo "Tipo": Digitar "TA".
- Campo "No. Asiento": Digitar "TAXXXXXX" donde las X pueden ser descriptivas del tipo de asiento. Por ejemplo: para reparto de energía eléctrica se podría digitar "TAENERG".
- Campo "Fecha": Cualquier día hábil de enero.
Cuando se despliegue el cuerpo del comprobante, digitar:
- Campo "Código Contable": Digitar el Código del primer Centro de Costo a repartir (Recuerde que debe ser cuenta de movimiento (no terminada en punto [.]))
- Campo "Cta. D.": Digitar "00000".
- Campo "Td": Digitar "TA".
- Campo "No. Dcto.": Digitar el valor en número enteros del porcentaje asignado a ese centro de costo.
- Campo "Detalle o Concepto": Describir lo que se quiere que aparezca en el asiento. Por ejemplo "Asignación de Gasto Energía Eléctrica".
- Campo "Importe o Valor": Siempre se debe dejar en cero (0).
Estos pasos se siguen por cada centro de Costo. Es indispensable que la suma de los valores puestos en el campo "No. Dcto." sea 100.
Como ejemplo, considérese que se quiere predefinir un asiento para reparto del Gasto de Energía Eléctrica entre tres centros de Costos (Norte, Chapinero y Sur), asignándole el 20.% al primero, el 35.% al segundo, y el 45.% restante al Sur. El asiento deberá quedar así:

Tp: TA ASIGNAC. % A CENTROS DE COSTOS
No. Asiento: TAENERG Fecha: 02-01-097

Código Contable Cta. D. Td No. Dcto. Detalle o Concepto Importe o Valor
5.1.35.30.001 00000 TA 20 Asignac. Norte Gasto En.Elec 0.00
5.1.35.30.002 00000 TA 35 Asignac. Chap. Gasto En.Elec 0.00
5.1.35.30.003 00000 TA 45 AsIgnac. Sur Gasto En.Elec 0.00

1.3.- Proceder a "Contabilizar" por "Transacciones" de "Contabilidad".
2.- Elaboración del Asiento Contable: Para realizar este asiento, por los menús "Contabilidad" - "Otros Informes/Proc." digitar "REPAR" (nombre del formato para centros de costos) en el campo "Formato" de la pantalla-menú de salida de informes descrita más adelante. En la siguiente pantalla responder lo siguiente:
- En el campo "Asiento No." : el número del asiento contable a realizar, incluyendo el prefijo EG si es egreso. Ejemplo: EG000075.
- En el campo "Fecha": La fecha del asiento contable.
- En el campo "Nombre de la Tabla": El nombre que se le dió a la tabla. En nuestro ejemplo "TAENERG". Si se quiere ver los nombres y estructuras de las tablas creadas, se debe pasar "Contabilidad", período "00" y pedir por "Informes" un reporte de "Asientos Contables". Cuando despliegue la pantalla correspondiente al filtro, en Asientos digitar "TA" y el sistema mostrará las tablas creadas. Seleccionar la o las que se quieran ver y continuar con varios "Enter" hasta que se muestren en pantalla.
- En el campo "Código": El código contable de la cuenta de donde se girará el valor respectivo (Cuenta de salida).
- En el campo "Tipo": Si es cheque, "CH", o "EF" para efectivo.
- En el campo "Número": Número del Cheque o Comprobante de egreso
- En el campo "Cta. Dir": Código del beneficiario del pago.
- En el campo "Valor a repartir": El valor total del egreso a repartir, anteponiendo a la cantidad el signo negativo (-). Es caso de omitirse éste, el asiento quedará invertido.
Una vez terminada esta ventana el sistema terminará y dejará el asiento en el Pendiente de Contabilidad, por lo que por la opción "Revisar Pendientes" se puede analizar el resultado final. Si todo esta correcto, proceder a su contabilización definitiva por la opción "Contabilizar".

3. Informes:
Contabilidad - Informes - Balances de Comprobación: OPCIÓN 5: CENTR Bce. Comprobación por Centro de Costo. Con este Informe el programa nos muestra un pequeño estado de resultados por cada uno de los centros de costos.
Contabilidad - Informes : - Libro Auxiliar, Balance de Comprobación, Mayor Analítico, entre otros.

4. Usar las cuentas de Centro de Costos:
Para su uso, simplemente al momento de registrar los movimientos, va a encontrar que el código contable que usted definió como Centro de Costos, es ahora una cuenta de control, y bajo estas están las cuentas de movimiento que es el mismo código más el centro de costo. Seleccione el código que necesita, como un código más del puc. Eso es todo.

5. Notas:
1. Los centros de Costos, deben definirse antes de empezar a registrar movimientos en los códigos contables, una vez se hayan empezado a registrar movimientos, el programa no le permitirá modificarlos, pues ya han tenido movimiento.
2. Una vez realizado el procedimiento, recuerde que el programa, lo que va a hacer es agregar esos códigos contables, por lo tanto si en el futuro quiere eliminar un Centro de Costos, primero tendría que eliminarlo del menú de Centro de Costos, y luego ir a eliminarlo en el PUC en todo lados donde se encuentre, y deben ser cuentas sin saldos ni movimientos para que el programa lo permita eliminar.
3. Para incluir un nuevo Centro de Costos, lo agrega en la opción de Centro de Costos y al salir el programa lo creará automáticamente en todas las cuentas marcadas. Y los Centros de Costos que ya existían, no los va a duplicar.