Como crear terceros más rápido y llevar el control en el dep

[Juan Carlos]

Como crear terceros más rápido y llevar el control en el departamento respectivo.

Primero crear la primera vez un tercero utilizando la cuenta que queremos controlar, por ejemplo en Deudores nos interesa controlar la 1.3.05.05 y la 1.3.30.05, basta con crear la primera ficha utilizando el código contable en el departamento de "Deudores" (aplicando al ejemplo: con la 1.3.05.05 y la 1.3.30.05 un tercero en cada una).

Luego cuando estemos realizando operaciones en contabilidad, o en otro departamento; un asiento contable nuevo de cualquier naturaleza, y vamos a registrar en la 1.3.05.05 un nuevo tercero, simlemente hacer el registro común y corriente sin preocuparse, ya que el programa automáticamente creará estos terceros con este código contable en el departamento de Deudores.

Lo importante es que esté creado un tercero al menos con el "código contable" que se requiere llevar control minucioso en los departamentos de Deudores y Acreedores.

NOTA 1: No es necesario registrar acá codigos de Retenciones en la Fuente ni de Impuestos de ninguna naturaleza, o descuentos; pues esos registros se obtiene desde Contabilidad. Aca deben ir las cuentas que se desea tener reporte de saldos y movimientos.

Crear un Deudor y que es Acreedor a la vez.

Al crear la primera vez un Deudor, el programa identifica con el NIT al tercero, y el Número de Cuenta, simplemente utilizar nuevamente este número y el programa llamará los datos, por ejemplo fue creado el tercero: Juan González, con el número de cuenta: CJG01, y fue creado en Deudores, en la ventana de fichas de Acreedores, al pulsar Nuevo, colocar el mismo número de cuenta despues de haber seleccionado el código contable, y la ventana se completará automáticamente con la información que se ingresó.

NOTA 2: Si se hacen modificaciones en la ficha (ej: dirección, teléfono, etc), estas a su vez afectará la ficha del tercero en todo el programa. ya que los datos del tercero se almacenan en una sola base de datos.

Cómo eliminar una Ficha de Cliente o Proveedor.

El programa controla que la ficha que se va a eliminar no tenga movimientos, ni saldos, de lo contrario no lo dejará eliminar, si la ficha de tercero a eliminar, ya no tiene saldo pero tuvo movimiento, hay que esperar hasta el cierre de ejercicio, para en el nuevo año fiscal poder darlo de baja. Si por el contrario, el tercero no tiene movimientos ni saldo, se deben eliminar primero de Fichas de Deudores, Fichas de Acreedores antes de ir al departamento Ficha de Terceros.

NOTA 3: No se debe eliminar de Ficha de Terceros sin antes eliminar la ficha de los otros departamentos.

NOTA 4: Si usted registró movimientos, asientos contables con una cuenta, que no estaba registrada ni en Deudores, ni en Acreedores, créelos, y luego reversa de contabilidad los movimientos que tocan esas cuentas, y al volverlo a contabilizar ya tendría que aparecerle en el departamento respectivo.