Cierre de Ejercicio/Año - Volver a pasar saldos de cierre

[Juan Carlos]

Cierre de Ejercicio/Año, Volver a pasar saldos de cierre de año.

Tenga en cuenta que para el programa, cada año fiscal es una empresa totalmente independiente, de esta manera si tenemos "EMPRESA DE PRUEBAS AÑO 2005" para el siguiente año habrá una empresa "EMPRESA DE PRUEBAS AÑO 2006" y así sucesivamente. Ya que cada año es un ejercicio con informes oficiales totalmente independientes por cada año, el programa se encarga de hacer este paso de manera muy fácil, el mismo crea la nueva empresa y traslada los saldos con los que arranca el nuevo año.

Cierre de Ejercicio.

Resumen._

1. Traslado de saldos de empresa año anterior a empresa año actual. Al estar en la empresa que se va a cerrar, ejemplo 2010 ubicados en el período 12 (Diciembre) ejecutar el proceso de Cierre, donde creará una empresa nueva, luego desde la empresa Nueva arrastrar los saldos y contabilizarlos en período 00 luego cerrar período y empezar a digitar información de enero del nuevo año, en la empresa del año anterior tendrá el ASIENTO CIERRE que es el que coloca en ceros las cuentas de ingreso 4. gastos 5. costos 6. costos de producción 7. entre otros.

Ya en el programa el procedimiento es el siguiente:

1. Creación de la Empresa Nueva. Al estar en la empresa que se va a cerrar (año 2010), ubicados en el período 12 por Departamentos CONTABILIDAD, PROCESOS; ejecutar el "Proceso de Cierre", en fecha colocar "31-12-2010" (año que se va a cerrar), luego salen dos opciones: 1. TRAER SALDOS, 2. DUPLICAR EMPRESA; escoja la número 2, donde creará una empresa nueva. (Duplicará las fichas de terceros, clientes, proveedores, bancos, etc; en una empresa que lo que tendrá de diferente será que ahora muestra el año 2011). Aquí solo ha creado la nueva empresa, más adelante se explica como trasladar los saldos.

NOTA: Cada año fiscal es una empresa independiente en el programa, por ejemplo, si tenemos información de los años: 08,09 y 10 de la Empresa XXX, tendremos entonces tres empresas en el programa: Empresa XXX Año 2008, Empresa XXX Año 2009, y Empresa XXX Año 2010.

NOTA 2: Cuando el programa le pida hacer automantenimiento a la nueva empresa, no olvide este paso. Muy importante de lo contrario se le bloqueará el proceso. Si le llegase a suceder esto, elimine la empresa nueva y vuelva a realizar los pasos nuevamente sin olvidar el automantenimiento a la nueva empresa cuando se lo pida el programa.

2. Traslado de saldos al año nuevo. Para tener los Saldos de Cartera, Proveedores, Bancos, entonces desde la empresa Nueva (Año 2011 en nuestro ejemplo) "Arrastrar los Saldos desde la empresa 2010" (acorde con nuestro ejemplo), esto se hace por Departamentos: Contabilidad, Procesos: "Cierre de Ejercicio", se coloca en fecha "01-01-2011" (el año correspondiente al que va a empezar a digitarse la información) y en la siguiente ventana escoger la opción 1.TRAER SALDOS. El programa automáticamente reconoce cuál es la empresa del año anterior y de la cuál va a traer los saldos (por que desde ésta fue que se le dió Duplicar Empresa cuando se hizo Cierre de Ejercicio) luego de esto el programa trae saldos y colocará en el Pendiente de Contabilidad tres asientos para contabilizar: IN INICIO, CI CIERRE, IN INICIO3C; contabilizarlos (Período 00), una vez contabilizados haga un automantenimiento, y luego cierre el período para avanzar a ENERO (01) y continuar con la información. Durante el proceso de Cierre de Ejercicio no interrumpa ninguno de los pasos.
NOTA: el asiento IN INICIO trae el saldo de todas las cuentas desde la 1. hasta la 9.; el asiento CI CIERRE cancela las cuentas 4. 5. 6. 7. 8. 9. para que arranque el nuevo año y llegue a enero en ceros, y el asiento IN INICIO3C trae a contabilidad un saldo de cada uno de los terceros que tiene en los departamentos de Deudores y Acreedores (Mirar tema de creación de terceros en los departamentos).
NOTA 2: Recuerde que antes de hacer el cierre de ejercicio, lo conveniente es que haya hecho una auditoría de sistema al programa, pues si tiene algún dato por corregir, esa misma información se trasladará al nuevo año (Mirar tema de hacer auditorías con departamentos deudores y acreedores).

Volver a pasar saldos de cierre de año.

Para ejemplo vamos a suponer que se quiere volver a pasar los saldos del año 2010 al 2011.
1- Antes que todo, hágale un automantenimiento al año 2010, y revice que todos los datos estén bien (ej; balance de comprobación, haber hecho las auditorias);
2- Recuerde que si creo cuentas contables nuevas en el 2010, después de haber hecho el cierre de año al 2011, debe crear estas mismas cuentas en el 2011.
3- Ingrese al 2011, y cambia de período al 00 (Saldos Iniciales);
4- Reverse por contabilidad los tres asientos iniciales que son: IN INICIO; CI CIERRE; IN INICIO3C;
5- Estos asientos ya reversados se encuentran en Contabilidad, en el pendiente, elimínelos, ya que el programa va a generar unos nuevos;
6- Por Contabilidad, Procesos, Cierre de Ejercicio volver a "traer saldos" (Como lo indica la segunda parte del capítulo anterior de "Cierre de Ejercicio");
7- Contabilicelos en el período 00, y no olvide hacer un automantenimiento en el 2011, para que los cambios se vean reflejados, y el traslado de los nuevos saldos se ejecute.


NOTA ADICIONAL: Dejar en ceros las cuentas de resultado del año que se cierra. Para esta opción, en la empresa que se va a cerrar, se debe cerrar período para ubicarse en el (13) "Cierre de Ejercicio"; después de realizado el cierre de ejercicio, puede regresar a la empresa del año anterior y contabilizar en este período (13) el ASIENTO CIERRE.