Exportar Información a Excel.

[Juan Carlos]

Se puede exportar la información del programa MasterSoft CONTABLE a Excel de dos maneras:
1. Todos los informes que ve en pantalla e imprime pueden exportarse a Excel;
2. Directamente las bases de datos utilizando la opción "UTILITARIOS" - "Exportar Base de datos a Excel".

Para la primera opción.-
Cuando se ve un informe por pantalla, en la parte superior de la ventana del informe en la barra azul, hay una dirección Ej: "PRUEBA/SERVIDOR/AI012563.TXT"; esta dirección nos indica que el informe en pantalla, ya está como archivo de texto que puede ser procesado y leido desde cualquier otro programa, y la ubicación donde está el archivo es (DISCO DURO LOCAL DONDE SE INSTALO EL PROGRAMA, EN ESTE CASO C/ LA CARPETA DEL PROGRAMA, EN ESTE CASO "MSTCONTB"/EMPRESA DONDE SE ESTÁ TRABAJANDO/TERMINAL DESDE DONDE SE PIDE EL INFORME/NOMBRE DEL ARCHIVO TEXTO).
Recuerde que el programa, siempre va a crear un archivo de texto del informe que esté pidiendo en ventana, PERO cuando sale del programa y vuelve a entrar, el programa eliminará automáticamente estos archivos, de lo contrario se llenaría de archivos de informes el disco duro de su equipo.
Para exportarlo a Excel:
a. Abra Excel, y desde Excel, abra un archivo, seleccione "tipo de archivo TXT",
b. Busque el archivo en la dirección que tomó nota,
c. Cuando le da Seleccionar, Excel automáticamente reconoce que no es un archivo propio de Excel, dele aceptar, y luego abre una ventana, seleccione tipo de archivo: "DE ANCHO FIJO"; seleccione origen del archivo: "MS-DOS (PC-8)"; luego pulse el botón "Siguiente".
d. Dentro del siguiente cuadro está para seleccionar las columnas, (inicialmente excel colocará toda la información dentro de la primera columnao sugerirá las columnas) para poder ubicar bien las columnas en donde se requiere separar la información que se necesita, se sugiere al informe previsualizado bajar hasta donde encuentre los datos, y ahi podrá escoger mejor el sitio para organizar las columnas, una vez colocadas todas las columnas, pulsar el botón "Siguiente".
e. En el siguiente cuadro, va a encontrar el botón AVANZADAS, al pulsarlo va a encontrar dos campos muy importantes: "Separador Decimal" y "Separador de Miles" Excel viene parametrizado como Separador Decimal (la coma ",") y como Separador de Miles (el punto "."), se deben cambiar estos valores, y dejar el Separador Decimal (el punto "."), y como Separador de Miles (la coma ","), esta conversión, es para que Excel reconozca los números y pueda usted hacer operaciones entre las columnas, y las celdas como sumar, resptar, multiplicar, dividir, etc,; de lo contrario Excel le va a dar tratamiento de letras a los números y no podrá hacer operaciones.
f. Finalmente pulse el botón, y tendrá en excel el listado que tenia en pantalla, y podrá hacer las modificaciones, organizar, quitar, agregar información según sus necesidades.

Para la segunda opción.-
Se pueden migrar directamente a Excel la información contenida en las bases de datos de MasterSoft, cualquiera de todas sus bases de datos, para usar esta opción ir al menú "UTILITARIOS" - "Exportar Base de datos a Excel" donde el programa abrirá una ventana, ubicando al usuario en la carpeta raiz de la empresa donde se está trabajando, y mostrando algunos de los archivos bases de datos, se puede buscar, seleccionar o escribir el nombre del archivo para encontrarlo. Una vez seleccionada la base de datos, el programa automáticamente nos va a traer todas las columnas contenidas en la base de datos, tal como lo muestra el cuadro el usuario tiene la posibilidad de quitar columnas que no desea exportar. Una vez tenga todas las columnas pulsar el botón "OK", y se abrirá Excel con toda la información de la base de datos. Utilice solo esta opción para ver las bases de datos por Excel, NUNCA abra un archivo directamente en excel, ya que se daña la estructura de la base de datos y perdería información.

A continuación, una pequeña y resumida guia del significado de las bases de datos para saber cual es la que tiene que exportar:
BASES MAESTRAS:
- CGDIR.DBF (contiene la información de todos los terceros sean clientes, acreedores, empleados, etc)
- CGDFAINV.DBF (información de todos los productos, servicios)
- CGTRACOB.DBF (información de los movimientos de los deudores)
- CGTRAPAG.DBF (información de los movimientos de los acreedores)
- CGMAE.DBF (información de los códigos contables)
- CGNOM.DBF (información de los nombres de los códigos contables)
- CGBOD.DBF (información de las bodegas de esas empresa)
- CGAPRPOS.DBF (información de las modificaciones y cambios hechas posteriormente a las facturas POS)
- CGCENCOS.DBF (información de los centros de costos de la emrpesa)
- CGUSERS.DBF (información de los usuarios que están trabajando actualmente en la empresa)
- CGCOMINV.DBF (información de los compuestos de inventarios, las fórmulas recetas)
- CGCOMPR.DBF (información de formatos para imprimir en Ingresos, Egresos y Notas Contables)
- CGDAACOB.DBF (información de acumuladores de Saldos de Clientes)
- CGDAAPAG.DBF (información de acumuladores de Saldos de Proveedores)
- CGDFABAN.DBF (información de Bancos, Cajas, y fichas de información financiera)
- CGDFASER.DBF (información de Registro de Seriales para los artículos, si aplica)
- CGDOCUM.DBF (información de los consecutivos de los diferentes documentos)
- CGEMISOR.DBF (información de formas de pagos y bancos para Facturas POS)
- CGLISBAL.DBF (información de formatos e informes)
- CGPRODUC.DBF (información de origen y destino de las órdenes de Producción)
- CGWOR10.DBF (información de Códigos Contables para la contabilizada de los documentos en Ventas Compras)
- MSTFORMAT.DBF (información de Formatos de impresión por Terminales)
- COMISION.DBF (información de Comisiones de Vendedores)
- CGANALIS.DBF (información de las fórmulas para los Análisis Financieros, Ratios Financieros)
- CGACTIVO.DBF (información de Activos fijos de la Empresa, Fichas)
- MULTIFAC.DBF (información de consecutivos para múltiple numeración en Facturas de Venta)
BASES DE TRANSACCIONES:
*la extensión de estos archivos depende del mes (período), así va desde XXXXXXXX.00 (saldos iniciales); XXXXXXXX.01 (enero); ----- hasta XXXXXXXX.12 (diciembre); o XXXXXXXX.13 (cierre de ejercicio)*
- CGTRAFAC.00 (resúmenes de facturas)
- CGTRACMP.00 (resúmenes de compras)
- CGTRAINV.00 (movimiento de inventario: compras, ventas, entradas, salidas, etc)
- CGTRACON.00 (movimientos como Ingresos, Egresos)
- CGTRABAN.00 (movimientos de Tesoreria)
- CGDAABOD.00 (totales de las cantidades de los artículos en las bodegas)
BASES DE PENDIENTES:
*recuerde que los pendientes se almacenan en las carpetas de las temrinales que a su vez están dentro de la carpeta de la empresa mientras no se haya contabilizado los documentos; así tenemos "SERVIDOR.DBF"; "TERMINAL.001"; TERMINAL.002" y sucesivamente.*
- CGPDTFAC.DBF (información de los encabezados de las facturas de venta)
- CGPDTCMP.DBF (información de los encabezados de las facturas de compra)
- CGPDTGIN.DBF (información de los artículos en las facturas de venta y facturas de compra)
- CGPDTABF.DBF (información de los abonos iniciales y financiación de las facturas de venta)
- CGPDTPTV.DBF (información de los cuadres de caja para las facturas POS)
- CGPDTINV.DBF (información de los movimientos de inventarios: salidas, entradas, ajustes, etc)
- CGPDTCON.DBF (información de asientos contables, así como ingresos, egresos, etc)
- CGPDTALB.DBF (información de los encabezados de las remisiones)


En otro TEMA se explicará más a fondo como se identifican las Bases de Datos en MasterSoft.

*** MUY IMPORTANTE *** PUEDE PASAR INFORMACIÓN DE SU PROGRAMA MASTERSOFT A EXCEL U OTRO PROGRAMA EDITOR, Y MODIFICAR LA INFORMACIÓN, PERO NO LO PUEDE REGRESAR A MASTERSOFT ***