Evidencias en los registros

[JUAN GARNICA]

Hola a todos como usuarios de los programas mastersoft medium, contable y la interface, quiero manifestar que son programas con muchas funciones y que ayudan en un 100% en las operaciones que se realizan en las empresas, y la herramienta perfecta para los profesionales de la contaduria, la administracion y los empresarios. es por eso que con nuestros aportes debemos ir corrigiendo esos pequeños detalles que aun faltan para tener la satisfaccion que todos esperamos de un programa contable y administrativo, en los registros que se realizan en el dia a dia en una organizacion es muy importante tener evidencia de los comprobantes y registros como tambien del usuario que los preparo para asi poder ejercer un mejor control de todo el movimiento procesado, cuando se elabora un un documento de tipo contable es muy importante saber que funcionario lo elaboro y eso es posible con el nombre del usuario, en estos programas creo que no se lleva ese control porque hasta el momento e verificado en los comprobantes que realizo no queda la evidencia del funcionario que los elaboro, por eso quiciera comprobar esa informacion.
gracias

[luis ernesto rayo]

que lastima que tengas toda la razon por que realmente que mastersoft es una herramienta muy util pero no deja evidencia del usuario que realiza los registros

[luis ernesto rayo]

que lastima que tengas toda la razon por que realmente que mastersoft es una herramienta muy util pero no deja evidencia del usuario que realiza los registros

[Juan Carlos]

Hola, en el caso de los logs, nosotros hemos suplido con diferentes técnicas de control y han sido usadas todos estos años, la razón es que un identificador de usuario permanente en las operaciones ralentizaría considerablemente la velocidad de los procesos, y más si se trabaja en una red que no esté con equipos de gran capacidad.

Pero las sugerencias son las siguientes:
1. Si se trabaja en modo multiusuario, es importante establecer claves de seguridad, de esta manera hay un usuario que con su clave solo puede hacer facturas, mientras que otro usuario en otro equipo con su clave solo puede hacer ingresos, etc, esto es definir funciones entre los diferentes usuarios, así cuando hay aun error en la facturación o en los cobros, ya se sabría de antemano que usuario es el responsable. Pero el uso de las claves de seguridad va mucho más allá, pues permite no solo definir funciones, sino lo más importante, definir a un solo usuario que sea el que solucione los inconvenientes, y no dejar que cada usuario pueda corregir sus movimientos (nos referimos a las reversiones).
2. Al momento de las impresiones de los diferentes documentos, se podría, si el caso es que son varios usuarios haciendo las mismas operaciones, definir formatos que contengan el nombre del funcionario. Y así cada uno selecciona sus formatos a la hora de imprimir. (solo si se requiere)
3. Internamente el programa, para los movimientos que tiene que ver con inventarios, sean facturas, compras, pos, entradas, salidas, producción, etc, guarda la verdadera fecha de la última modificación de ese documento, por ejemplo, si una factura de venta tiene fecha 03 de febrero de 2010, pero en la base de datos encontramos en la columna de log de fecha 05 de Mayo de 2010 (indepndiente a la fecha que tiene el documento), significa que el 5 de mayo, alguien ha podido reversarla y hacerle modificaciones, por lo tanto repetimos, es más importante definir los accesos a las claves de seguridad y en especial quien va a tener los atributos de correcciones.
4. Un método donde la información fluya y de inmediato queden contabilizadas las operaciones en el programa, ya que estando en el pendiente, son suceptibles a modificaciones e incluso que se eliminen.
5. Tener especial cuidado al momento de auditar los consecutivos de los documentos, Ingresos, Egresos, etc.
6. Para las Claves de seguridad, primero lea todo lo referente antes de empezar a asignarlas, pues podría crear mal la primera y quedar bloqueado el programa.

[carolina]

soy usuaria de master soft quisiera obtener informacion acerca del programa es que mis empleadas me estan robando y necesito pruebas acerca de como detectarlo quisiera saber como puedo buscar facturas emitidas de meses anteriores a un cierre de periodo.necesito ayuda

[carolina]

mi nombre es carolina mi correo es ecatoropuerto@hotmail.com necesito ayuda manipulo este programa hace seis meses y hasta hace poco detecto fugas en mi almacen de ante mano acepto su colaboracion

[Juan Carlos]

Hola, de acuerdo a su consulta podemos sugerirle lo siguiente para empezar:

1. Informe Diario de Ventas, lo pide por Ventas Compras, informes, Ventas, lo puede pedir resumido, ordenado por número y lo filtra por un día específicamente, de tal día hasta el mismo día, y toma en cuenta la última columna que trae el valor de la Factura más el Iva si hubiese. (es una forma de Arqueo de Caja)
2. Revisar en ese mismo informe los consecutivos y si desea hacerlo más a fondo comparar los físicos de los consecutivos (las copias) con los del informe.
3. Colocar Claves de seguridad a los demás usuarios, para que no puedan modificar, reversar, eliminar, documentos ya ingresados.
4. Hacerle seguimiento a los inventarios, de acuerdo a los informes del programa, tome un artículo en particular, y pida el kardex en el programa, o el kardex de varios meses (por inventarios, informes), y una vez esté en el día a día, escoja ciertos articulos al azar.
5. Si trabaja sistema POS los controles pueden ser todavía más rigurosos, cuéntenos un poco más de cómo está facturando, cuántos ar´ticulos maneja, cuántas bodegas, por dónde está facturando, con eso podríamos orientarle mejor.