Auditoría entre el departamento Deudores y Contabilidad

[Juan Carlos]

Auditoría entre el departamento Deudores y Contabilidad.

NOTA: Este es un tema AVANZADO, le recomendamos no aplicarlo, si no está del todo familiarizado con los programas y si todavía no los opera de forma habitual. Puede borrar la información de sus datos. Si lo va a aplicar, se recomienda que haga primero una Copia de Seguridad (BackUp) por si algo le sale mal.

En el departamento de DEUDORES; se crean las fichas con sus códigos contables respectivos, y una vez se empieza a ingresar información, en CONTABILIDAD al momento de ingresar los asientos, éste distribuye la información correspondiente al departamento ya mencionado; es decir si por ejemplo en DEUDORES están los terceros creados con la cuenta 1.3.05.05 cada vez que se registre movimientos donde se utilice esta cuenta contable la información de 1.3.05.05 llega no solo a CONTABILIDAD, también al departamento de DEUDORES.

Algunas de las posibles causas de las inconsistencias entre CONTABILIDAD y DEUDORES, se debe a fallas en la energía eléctrica, fallas en la Red (cuando se trabaja multiusuario), operaciones de reversar mal hechas, entre otras, no es común ya que el programa tiene sus propios controles, sin embargo hay ciertos acontecimientos que ya se le escapan a los controles del programa.

Inconsistencias de Deudores.

Para pedir este informe:
1. Que el programa se encuentre en el período a analizar (pues solo se analiza el mes del período donde se encuentre el programa, recuerde que puede cambiar de período en cualquier momento).
2. Ir al departamento de AUDITORIA y seleccionar "Inconsistencias de Deudores".
3. Al solicitar el informe el programa pregunta una fecha, el formato es DD-MM-AAA; colocarle el último día, así como el mes (tiene que ser el mismo del período) y el año. Por ejemplo si está en el período de febrero, del 2010, la fecha es 28-02-2010.

Una vez se tenga el informe en pantalla:
1. Observará el título, en este caso INCONSISTENCIAS DE CxC (cuentas por cobrar - DEUDORES);
2. Débitos y Créditos de ambos departamentos;
3. Saldos en Contabilidad;
4. Saldos en el departamento;
5. Si hay diferencias desde que empezó el período o al final;
6. La cantidad de registros con los códigos contables usados en el departamento, pero que se encuentran en CONTABILIDAD;
7. La cantidad de registros del período en el Departamento;
8. La diferencia entre los la cantidad de registros que hay en CONTABILIDAD y el Departamento;
9. Documentos registrados en CONTABILIDAD inexistentes en el Departamento;
10. Documentos registrados en el Departamento inexistentes en CONTABILIDAD.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Para ilustrar lo que sucede, crearemos un ejemplo del contenido de la información en ambos departamentos, y tendremos inconsistencias:

Base de Datos ejemplo entre Deudores y Contabilidad

INFORMACIÓN DEUDORES
fc 0100 cb001 15/03/10 $ 100.000
fc 0101 cb001 17/03/10 $ 89.500
ca 0101 cb001 17/03/10 $ 100.000
ca 0107 cb005 19/03/10 $ 100.000
ca 0108 cb004 19/03/10 $ 150.000
fc 0102 cb002 17/03/10 $ 230.000

INFORMACIÓN CONTABILIDAD
fc 0100 cb001 15/03/10 $ 100.000
fc 0101 cb001 17/03/10 $ 89.500
ca 0101 cb001 19/03/10 $ 100.000
fc 0102 cb002 17/03/10 $ 230.000
fc 0103 cb003 20/03/10 $ 350.000

Tenemos Información en las dos bases de Datos, la del departamento de DEUDORES y del departamento de CONTABILIDAD, (en CONTABILIDAD por supuesto hay más información, pero solo extraemos lo que tiene que ver con el código 1.3.05.05).

Encontramos que en la base de DEUDORES se encuentran dos cancelaciones que no están en CONTABILIDAD, la cancelación de la factura 0107 del tercero cb005 y la cancelación de la factura 0108 del tercero cb004.

En CONTABILIDAD hay un registro la Factura 0103 del cliente cb003 que no se encuentra en la base de datos de DEUDORES.

Es muy importante aclarar que la información verdadera en un 99% de los casos es la contenida en el departamento de CONTABILIDAD, ya que este es muy estricto a la hora de registrar un asiento, significando esto que en la Auditoria lo que se hace es dejar la información del departamento de DEUDORES con idéntica información a lo contenido en el departamento de CONTABILIDAD.

El informe que mostraría la Auditoría siguiendo este ejemplo sería:

1. Fíjese en la cantidad de registros en cada uno de los departamentos; pero va a aparecer una diferencia incial y/o final.

2. En la segunda parte del informe va a ver:

A. Documentos registrados en CONTABILIDAD inexistentes en el Departamento;
1.3.05.05cb003 fc 0103 20/03/10 cb003 350000

B. Documentos registrados en el Departamento inexistentes en CONTABILIDAD.
1.3.05.05cb005 CA 0107 19/03/10 cb0001 100.000
1.3.05.05cb004 CA 0108 19/03/10 cb0001 150.000

Para la Opción A la solución es reversar en el departamento de CONTABILIDAD y volver a contabilizar el asiento, de esta manera aparecerá esta información en DEUDORES.
Para la Opción B se debe ir por DBU y quitar manualmente de la base de datos (CGTRACOB.DBF para DEUDORES). Para quitarlo manualmente vaya al departamento CONTABILIDAD, Informes, "Otros Informes", Formato: "DBU", abre una ventana para seleccionar el archivo: CGTRACOB.DBF.

En esta parte debe tener mucho cuidado, ya que está entrando directamente a la Base de Datos y el programa no tiene controles por acá, podría borrar información que no correspondia. Es aconsejable antes de esto, hacer una copia de seguridad (BackUp) por si algo sale mal la pueda restaurar. Algo importante también es que si está en Red (Multiusuario) no debe estar ningún otro usuario en el programa.

Al seleccionar la base de datos, el programa le abre un menú, identifique los siguientes:
1. Browse
Ordenar
Salir.

Lo primero es darle en ORDENAR y colocarle el número uno "1" donde está el campo NUMERO (esto significa que va a ordenar la información de la base de datos en orden alfabético y numérico de acuerdo al campo NUMERO.
Al darle aceptar lo regresa al menú donde le pulsa en Browse y le abre la Base de Datos, busque el registro o registros uno por uno y le dice eliminar. (cada vez que le da una vez eliminar tenga en cuenta que la base de datos vuelve y se ubica en el primer campo de la base y debe volver a iniciar la búsqueda).
Una vez a eliminado los registros pulse el Botón SALIR y regresa al menú, donde pulsa SALIR. Y de inmediato ir al departamento DEUDORES, a "Procesos" y seleccionar "REINDEXAR".

Se recomendaría volver a pedir el informe de "Inconsistencias en Deudores" para corroborar que ya quedó cuadrado todo.