Reversar Documentos

[Juan Carlos]

Reversar Documentos.

Cuando realiza un documento en el programa, recuerde que éste lo coloca en el pendiente, y desde ahi puede revisar el o los documentos antes de contabilizarlos, ya que una vez contabilizados esos documentos afectarán varios departamentos.

Reversar: significa que una vez contabilizado el documento, se necesita modificarlo, esto por supuesto bajo su responsabilidad, ya que los documentos causados no deben modificarse, sino tener asientos de correcciones, pero hay circunstancias donde es necesario reversar el documento, al reversarlo, el programa retirará toda la información de todos los departamentos relacionados con el documento que se está reversando.

NOTA: es importante que cuando reverse un documento (si trabaja en red) todos los demás usuarios se salgan del programa, para evitar inconsistencias, ya que el procedimiento de la reversada contempla procesos adicionales. Además si trabaján más de un usuario con la información del programa, recuerde colocar claves de seguridad para que no todos los usuarios tengan acceso a reversar !!!

Procedimientos para reversar:
Si lo que va a reversar son: - Facturas; Compras; Devoluciones en Ventas; Devoluciones en Compras; Factura POS; Remisiones; Pedidos; es decir todos los movimientos generados en el departamento de VENTAS-COMPRAS.
PROCEDIMIENTO UNO.

NOTA: para las devoluciones, tenga en cuenta que si la devolución es del mismo período (mes) y tiene el mismo consecutivo del documento fuente, es preferible que los haga por separado, así como la contabilización, no seleccionarlos al mismo tiempo, sinó por tantas diferentes.
NOTA: para las remisiones, primero eliminar el documento factura, eliminarlo y reversar la remisión.

Si lo que va a reversar son: - Entradas; Salidas; Ajustes; Producción; es decir movimientos generados en el departamento de INVENTARIOS;
PROCEDIMIENTO DOS.

NOTA: para los movimientos de Producción, es preferible eliminarlos y volverlos a hacer, en vez de estar modificandoles las cantidades.
NOTA: Si desea reversar algo de una Orden de Producción, primero debe reversar la Producción Final.

Si lo que va a reversar son: - Ingresos; Egresos; Notas Contables; Transferencias Tesorería; Notas Débito; Notas Crédito; Ajustes Contables; es decir movimientos generados en los departamentos de: DEUDORES; ACREEDORES; TESORERÍA;
PROCEDIMIENTO TRES.

PROCEDIMIENTOS:

Procedimiento Uno.

1.- Antes de poder ingresar a esta opción, se debe pedir permiso para poder reversar; Ir a PROCESOS ADMINISTRATIVOS, OTROS INFORMES; cuando abre la ventana, en FORMATO colocar “BR”, acto seguido el programa abre una ventana;

Donde dice Inventario, hay una “p” minúscula, escribir una “P” mayúscula, y pulsar el botón Continuar,
· "p" (minúscula) = Inventario Permanente.
· "P" (mayúscula) = Inventario Periódico.

2.- Luego de efectuado el paso anterior, pasar a VENTAS-COMPRAS, PROCESOS; REVERSAR DOCUMENTOS.

3.- El programa pregunta si se desea hacer una reversión "RANGO o MANUAL"; si selecciona "Rango" luego le pide que coloque la letra del o de los documentos que va a reversar: C para Compras; V para Ventas; R para Remisiones; y P para Pedidos tanto de Ventas como de Compras. y luego abre una ventana donde pregunta DESDE; HASTA como selecciono por rangos ahi va desde el primer rango hasta el último, si solo va a reversar un documento y escogió esta opción, entonces coloque ese documento en DESDE y HASTA, es decir que aparezca en los dos. TIP: en esas casillas, puede escribir la letra "a" y al darle ENTER el programa despliega un listado de los documentos para que lo seleccione. Si optó por "Manual" entonces abre una ventana donde va a colocar Tipo y Número, por ejemplo FC en Tipo y 00001 en Número, para esto necesita saber el número del documento que va a reversar así como su naturaleza, si es FC o FE o FEP o CC o CE o CD o FD o FA etc.

4.- Siempre que se haga una reversión de "VENTAS-COMPRAS" se deberá realizar recálculo de costos y después de contabilizar el documento modificado también sería conveniente proceder con un AUTOMANTENIMIENTO, sobre todo si es de algún período anterior para que traslade los nuevos saldos en todos los demás departamentos.

5.- Una vez reversado el movimiento, puede ir al pendiente y modificarlo.

Procedimiento Dos.

1.- Antes de poder ingresar a esta opción, se debe pedir permiso para poder reversar; Ir a PROCESOS ADMINISTRATIVOS, OTROS INFORMES; cuando abre la ventana, en FORMATO colocar “BR”, acto seguido el programa abre una ventana;

Donde dice Inventario, hay una “p” minúscula, escribir una “P” mayúscula, y pulsar el botón Continuar,
· "p" (minúscula) = Inventario Permanente.
· "P" (mayúscula) = Inventario Periódico.

2.- Luego ir a INVENTARIOS, PROCESOS, REVERSAR MOVIMIENTOS.

3.- El programa abre un ventana con 4 campos para TIPO y 4 campos Para el número del Documento, escribir en cada campo el movimiento tal como se ingresó, por ejemplo si se va a reversar una Producción Final, en la primera fila debe ser EN PR0001 y en la segunda fila SA PR0001 (número ficticio), el programa reversa y manda al pendiente donde se originó el documento para su posterior modificación, eliminación, etc.

4.- Una vez reversado el movimiento, puede ir al pendiente de INVENTARIOS y modificarlo.

5.- Una vez corregido el documento, y contabilizado, haga un AUTOMANTENIMIENTO y con RECÁLCULO DE COSTOS para actualización de saldos, cantidades y costo promedio.

Procedimiento Tres.

1. Dependiendo de donde originó el movimiento, puede ir a DEUDORES, PROCESOS, REVERSAR MOVIMIENTOS; o ACREEDORES, PROCESOS, REVERSAR MOVIMIENTOS, o TESORERIA, PROCESOS, REVERSAR MOVIMIENTOS.

2. El programa pregunta si se desea hacer una reversión "RANGO o MANUAL"; si selecciona "Rango" abre una ventana donde pregunta DESDE; HASTA como selecciono por rangos ahi va desde el primer rango hasta el último, si solo va a reversar un documento y escogió esta opción, entonces coloque ese documento en DESDE y HASTA, es decir que aparezca en los dos. TIP: en esas casillas, puede escribir la letra "a" y al darle ENTER el programa despliega un listado de los documentos para que lo seleccione. Si optó por "Manual" entonces abre una ventana donde va a colocar hasta 5 documentos para reversar, recuerde que aca también puede utilizar el TIP para seleccionar los documentos.

3.- Una vez reversado el movimiento el programa enviará el documento reversado para su posterior modificación o eliminación, si reversa un asiento creado en Deudores, Acreedores, ó Tesorería, el programa enviará el pendiente al respectivo departamento donde se originó el movimiento. Tenga especial cuidado con los consecutivos.

4. Una vez corregido el documento, y contabilizado, haga un AUTOMANTENIMIENTO para actualización de saldos, especialmente si la modificación o corrección corresponde a un período anterior al que está trabajando.